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久留美.Ki15

Author:久留美.Ki15
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状態:鬱状態...orz

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【F/NF】業務改善効率化 1人でもできるよね♪

業務効率化


一部の仕事に絞って、デスクワークで綴ります。

前にFC2でも綴ったような気もしますが、

【F/NF】の観点で綴ります。

今現在でも、多いのでは無いでしょうか?

パソコンで、自動化で出来る作業を手作業で行い、

無駄な時間を消費している中小企業でも、大企業でもそんな職場が。


筆者が入社して真っ先に気がついた事ですが、

「あれ?まだ、こんな作業を手作業で行ってるの?」

そう疑う作業が多く目に映りました。

明らかに人件費の無駄である、ルーチンワーク。

テンプレートを流用してマクロで作れるような書類の数々。

中には、仕事を持ち帰り自宅で行うと言う馬鹿げた事までしてる始末。


理由は、自動化可能なのは分かっているが作る時間が無い、知識が無い。

若干、曖昧な箇所がありロジック化して考えるのは困難、

その処理を考えるのに手間がかかるし面倒。

明らかに損と分かっていながらも放置しているのが

私には理解できませんでした。

しわ寄せは、後から必ず近づいてきます。


私がプログラムやマクロを1,2日勉強して、

1週間でプロトタイプを作成して配布し、

もう1週間で微調整をかけて

ルーチンワークを一瞬で終わる自動化マクロを作成した所

作業時間が激減して、感謝された事があります。

プライベートな時間を確保できる、

且つ仕事の枠を増やす事ができます。

これほど有益なものはありませんよね。


人が行えば2,3日かかる作業

それを数分で終わらせるプログラムやマクロ。


直後に業務が増加し、多くの人件費削減に繋がりました。

何年も大勢に使われ続け、数千万以上の人件費削減できたの

ではないでしょうか?


後手にすれば、人件費は嵩む一方なのに放置するのは如何ほどかと?

私は一人のプログラマですが、業務全体を見渡し

何処に無駄があるか

常に見張り続け考え、改善方法を見つければ招集し、

早めに自動化可能であるかを検討、推進していました。

デスクワークで一番余計なお金が出ていくのは、人件費です。


これまでは余談でここからが本題です。

ここからが人としての、真の効率化の基本です。

個々ではモチベーションキープで、仕事を捗らせようと頑張っています。

中には、仕事をサボろうと必死な人も居る「人災」は除外しますが…。


仕事の指示の出し方、つまり言葉一つで、

水を得た魚のように活躍してくれます。

コミュニケーションの中に効率化の中核があります。

ちょっぴり帝王学をかじっておけばいいだけのお話です。

これは上司、所謂仕事を指示する側だけではなく、一人一人

知っておいて損は無ありません。


例えば、業務上進めて行き、質問したい場合があるとします。

言葉使い一つで、聞き出せる情報量が違います。

相手の気分も良くすれば、その人自身のモチベーションを上げる

地味ながらも効率化に繋がるのです。

雑談しすぎて業務の妨げになるケースもありますが…

全体の意識改善で、ストレスの無い社風を作れば

自然と効率は上がるのは事実ですよね。


会社の規模が大きければ大きいほど、その効果は絶大です。

相手が数百人単位だろうと、一人の力で十分できます。

気が合いそうな先輩や、上司を捕まえてどうあるべきかを

ガチで討論すればいいだけです。

いい方針であれば、それは枝分かれして語られ数年かけて広がります。

意思改善なので一気に広がるような事はなく、少しずつ。

悪い噂は直ぐに広まるんですけどね(笑)


これは必要ないと思いますが、他にも心がけている事がありまして、

私は必要以上にキョロキョロ広いフロアを見回してます。

前述した全体的な効率の悪さを見つけ出す理由もありますが、

困った顔してる人も探してます。

大抵分からず困惑してる事が多いので、声をかけに行き

相手のスキルレベルに応じて、対応方法を教えるか

勝手に修正し概要を教えます。

私の悪い口癖ですが、 

「分からないことがあれば、訊きなさい。

 理解できるまで、違う例え方で100回でも教えるから。」

当人にとって安心して勢い良く仕事してくれますが、

技術の伸びが良くないので良策ではありません。


以上は、筆者の経験談です。

多少の仕事のストレスと笑顔で居られる職場は、居心地は良いです。

人間ですので、業務が多忙になればギクシャクしてくる事は

ありますが…笑って、乗り切ればいいのです。
※簡単に書いてますが、朝帰り毎日とか連徹本当に大変です。

私は、指示出しに不向きでリーダー格は不得意です。

要するに、飴と鞭の使い分けがド下手な性格で、人の仕事も奪って

自分のスキルにしてしまう悪い癖があります。

悪い事はわかってますが、何でもやりたいんです。


実際、私の下につけば凄く生き生きして仕事してくれるし、

なにより、私の配下になりたいって人が多かったです…。

作業が多くても辛くても、気分的にはとても楽ですからね。

ですから、上司として指示出しするノウハウは、

別の人の意見を参考にすると良いでしょう。


今、貴方の行ってる手作業は、PCでできるかもしれませんよ?

因みに、

仕事に対して私の掲げてた目標は、普通の人の5倍こなす事。

給料が上がるわけでは無いですが、会社乗っ取る目論見がありました。

8時間労働として5倍と言うと40時間は必要になりますが、

考え方が違います。

他の人が1秒かかる仕事を0.2秒で終わらせる方法を考え

努力をするのです。

結果は、分かりませんが1.5倍は動けてたのでは?と自己評価です。

目標に到達できませんが、

ハードルを高くするのは基本中の基本です。

筆者のような馬鹿みたいな数字じゃなくていいと思います。

実際、そう頑張れば上の方は見ててくれます。

どう評価されたのか?

自慢話っぽくなってしまうので、割愛させて頂きますペコリ



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